Conceitos Básicos sobre Análise de Sistemas

A importância da informação

A princípio, as informações, de uma maneira geral, eram catalisadas com o uso do computador sem a preocupação de haver ou não redundâncias de tais informações. Por isso, era comum nas empresas, existirem diversos arquivos com informações repetidas, o que dificultava ao usuário a sua atualização.

Entretanto, com a nova filosofia empresarial  as atividades relacionadas a processamento de dados, sobretudo o gerenciamento de informações, estão ganhando o seu espaço merecido.

As informações mais confiáveis e mais rápidas servem como base para tomadas de decisões a todo instante nas empresas de uma forma geral. Evidentemente, para se tomar decisões corretas, é indispensável se trabalhar com dados e informações o mais atualizado possível.

O conceito de sistema

Visto de forma genérica, podemos definir sistema como um conjunto de partes que interagem, visando um objetivo específico.

Em processamento de dados, podemos conceituar sistema como sendo:

“Um conjunto de programas e rotinas de computação, que operando de forma conjunta, realizam um objetivo específico.”

Além disso, observando de forma cuidadosa e detalhada, iremos concluir que os sistemas que conhecemos são estruturados de tal forma que dentro de um grande sistema, existe sempre um conjunto de sistemas menores que podem ser chamados de subsistemas. 

Os principais fatores de um sistema

Principais Objetivos do Sistema

Na maioria das vezes, existe uma distância muito grande entre os objetivos declarados e os objetivos reais. Os objetivos declarados em todas e quaisquer situações são excelentes, contudo, na prática não é bem assim, apesar de sempre existirem as exceções.

Portanto, para se avaliarem objetivos de sistema, é indispensável que se conviva com os problemas e soluções diárias naquele ambiente de trabalho; agindo assim, chegará a conclusões realmente corretas. Com isso é possível sair da teoria para se obter a situação “real” do sistema.

Concluindo-se, o analista deve começar obtendo informações verbais, registrando-as e após suas  considerações, fazer as devidas confrontações com o que acontece na prática.

Ambiente do Sistema

O ambiente de sistemas é constituído por uma infinidade de fatores, que influenciam de uma forma direta ou indiretamente no funcionamento de um determinado sistema. Esses fatores

podem ser internos ou externos ao sistema.

Recursos Utilizados pelo Sistema

Para o desenvolvimento de um determinado sistema, bem como, para implementações em um sistema em funcionamento, sem sombra de dúvidas, é indispensável a utilização de dinheiro, computadores, pessoal especializado, formulários, salas e outros suprimento em geral. Sem esses meios, é óbvio que o sistema não pode nem mesmo existir, portanto a esse conjunto de fatores, chamamos de recursos utilizados pelo sistema.

Controles do Sistema

Em todo e qualquer sistema, para que as informações geradas mereçam um certo grau de confiabilidade, devem ser definidos controles para entrada de dados. É claro que se os dados de entrada estiverem corretos, as informações de saída deverão ser corretas. 

É indispensável que se faça consistência dos dados de entrada, que se determine parâmetros para validar os dados de entrada. Por exemplo, se o sistema permite a entrada de nomes em branco, datas inválidas, valores fora de uma determinada faixa, ou seja, valores inconsistentes, dá para se imaginar como serão as informações de saída.

Sistemas de Informações

O sistema de informação de qualquer empresa é de extrema importância, inclusive para sua própria sobrevivência. e podemos conceituá-lo como sendo um conjunto de fatores coordenados que geram informações de qualquer natureza e com alguma finalidade prática.

As informações, de uma maneira geral, podem ser classificadas conforme a sua origem em internas e externas. as informações internas são aquelas geradas dentro da própria empresa no seu dia-a-dia e as externas são as que vêm de fora, como exemplo, temos os extratos bancários, correspondência diversas, notícias obtidas por meio de rádio e televisão, entrevistas entre outros.

As empresas normalmente são constituídas por departamentos e setores que funcionam hierarquicamente coordenados, gerando informações de grande importância para a sua própria sobrevivência. Essas informações geradas dentro da própria empresa são exemplos de informações internas.

O Analista de Sistemas

Na prática, o analista de sistemas, é um solucionador de problemas, por isso sua função

é relativamente complexa. O seu trabalho serve de apoio à tomada de decisões na empresa.

É evidente que para o exercício de responsabilidade de tal envergadura, o analista de

sistemas necessita de uma sólida visão empresarial, além de outras características desejáveis que

complementassem a sua formação profissional e acadêmica.

As principais características desejáveis ao analista de sistemas são:

1. Conhecimento teórico e prático de informática;

2. Boa visão de organização;

3. Bom senso em suas decisões;

4. Visão de conjunto;

5. Comunicabilidade e sociabilidade;

6. Boa receptividade no trato com pessoas de todos os níveis;

7. Humildade e

8. Visar um único objetivo

O Ciclo de Vida de um Sistema

Introdução

O ciclo de vida de um sistema passa por três estágios que são bastante distintos e determinados pelo analista. O estágio inicial ocorre quando surge a primeira ideia da necessidade do sistema, isto é, a sua concepção. Depois, o sistema passa pelo estágio de seu desenvolvimento e em seguida pela sua vida útil.

Estrutura do Processo de Análise

A construção de um sistema eletrônico de processamento de dados deve ser executada, seguindo uma metodologia criativa, partindo de um ponto inicial e progredindo gradativamente.

Essa metodologia largamente utilizada atualmente, é conhecida como análise e projeto estruturado de sistemas e se embasa numa filosofia de trabalho metódico, gradual e sobre tudo disciplinado.

Portanto, há necessidade de um bom planejamento de atividades para que o sistema seja desenvolvido num período de tempo razoável e com um desempenho aceitável.

Para facilitar o trabalho de desenvolvimento de um sistema, o analista deverá ter em mente as seguintes fases:

 Concepção do sistema

 Estudo de viabilidade

 Processo de análise

 Projeto do sistema

 Projeto detalhado

 Implementação

 Manutenção

ciclo de vida de um sistema:

Concepção do Sistema

Essa fase pode ser considerada como o embrião do sistema e requer que a alta administração da empresa esteja empenhada em resolver o problema existente, caso contrário, o nosso sistema não consegue sair do papel.

Nessa fase, o analista faz uma estimativa grosseira de custos, pois, como o processo, está na fase inicial, é impossível provisionar o custo do investimento.

Para definir o problema, apresentando soluções alternativas, normalmente é concedido ao analista um prazo de dois a três dias, dependendo do tipo e complexidade do sistema proposto.

Após esse estudo realizado de uma forma um tanto superficial, o analista apresenta um relatório à administração da empresa, propondo soluções e mostrando de forma expositiva qual é a situação real das principais necessidades.

É imprescindível que o analista defina com bastante clareza quais são os principais objetivos a serem atingidos com o seu projeto para que o sistema não pare por aqui.

Estudo de Viabilidade

Essa fase tem por objetivo mostrar à administração da empresa se vale a pena ou não prosseguir o trabalho de solução do problema detectado, significando, portanto, demonstrar sucintamente se é conveniente continuar o projeto.

Trata-se de uma fase em que o analista tem de “vender” a sua ideia à empresa, e por isso a habilidade de tal profissional é de extrema importância.

Esse estudo deve ser realizado pelo analista em conjunto com o usuário e a administração da empresa que sem vias de dúvidas, deverão estar emprenhados na solução do problema. A equipe de análise deverá apresentar um relatório detalhado, demonstrando custos e benefícios que suas alternativas trarão à empresa.

Processo de Análise

Consiste em fazer um levantamento de dados e fatos para descobrir o que realmente precisa ser feito. É o conhecimento do problema pelo analista. Nesta fase, o usuário vai discutir o seu problema diretamente com o pessoal de análise e ao mesmo tempo fazer uma avaliação do sistema existente.

Deve haver um grande entrosamento entre o analista e o usuário, possibilitando assim o desenvolvimento de um modelo lógico do sistema. É nessa etapa que se constrói um modelo lógico do sistema que pode sofrer modificações após ser revisto em conjunto com o usuário, ou a administração da empresa, ou com ambos.

Projeto

Durante a fase do projeto, o analista vai assimilando exatamente o que deve ser feito, começando a sair do lógico para o físico. Significa, portanto, que o analista de sistemas conhece o problema do usuário e busca soluções alternativas, podendo apresentar diversas propostas.

Essas alternativas precisam levar em conta, principalmente, os custos e benefícios que serão provocados pelo desenvolvimento e operação do novo sistema.

As propostas de soluções são elaboradas em forma de relatório e cada uma delas deverá discriminar estimativa de custos e benefícios, bem como, um diagrama de fluxo de dados para cada alternativa, além dos tipos de banco de dados ou arquivos a serem utilizados.

Após a apreciação das alternativas propostas, a  administração da empresa fará a opção que melhor se adequar à empresa.

Projeto Detalhado

O projeto detalhado é uma das fases decisivas no desenvolvimento de um sistema, pois nessa fase, a administração da empresa, programadores e analistas têm diretrizes básicas de como será resolvido o problema.

Durante essa fase, é útil consultar o usuário sobre os tipos de relatórios que gostaria de receber, que dados devem conter e em que ordem esses dados devem ser impressos para facilitar o seu trabalho.

Para conclusão do projeto detalhado, o analista deverá fazer uma breve exposição ao usuário de como será o funcionamento de todo o sistema, permitindo-lhe a visualização de suas principais funções.

Implementação

A fase de implementação é, na prática, a construção física do sistema proposto. A partir das definições detalhadas dos programas, o programador passará a codificá-lo na linguagem de

programação escolhida.

Deve-se também, proceder o teste piloto, que consiste na simulação de funcionamento de todo o sistema em condições reais de operação. Caso haja a constatação de alguma falha no funcionamento do sistema, esta deve ser corrigida, e retornado ao teste piloto acompanhado pelos usuários principais.

Após a conclusão do teste, deverá ser aplicado um treinamento a todos os que irão utilizar o sistema, dando ênfase à segurança de dados.

Finalizando essa etapa, todos os procedimentos, operações e codificação de programas deverão ser documentados, montando assim o manual do sistema que deverá ser utilizado exclusivamente pelo pessoal de processamento de dados. Por outro lado, deverá ser montado o manual do usuário que deverá conter todos os procedimentos operacionais do sistema indispensáveis ao seu bom funcionamento.

Nos primeiros meses de operação do novo sistema, deve-se realizar um processamento paralelo dos dados, isto é, o sistema antigo e o novo deverão funcionar simultaneamente e os dados obtidos de ambos, confrontados para se verificar se existem divergências de informações.

Manutenção

A manutenção de um sistema é a operação permanente que consiste na correção de possíveis erros e na melhoria do seu desempenho.

Portanto, manutenção de sistemas significa apoio continuado ao usuário. Um sistema sem manutenção tem vida curta.